Licença, assinatura e implantação: O que considerar na contratação

Quando o plano de gestão chega ao item sistema de emissão, a conversa costuma girar em torno de recursos e preço. Mas há uma parte da decisão que recebe menos atenção e pesa bastante ao longo do tempo: O modelo de contratação, as condições do contrato e a forma como a implantação será feita.

Antes de contratar software emissor de nota fiscal, vale entender cada um desses pontos com calma. São eles que definem quanto a empresa vai gastar de verdade, qual flexibilidade terá no futuro e quanto tempo levará até a ferramenta funcionar no dia a dia.

Licença ou assinatura: Qual a diferença

Existem dois grandes modelos de contratação para esse tipo de software.

Licença com instalação. A empresa paga para usar um programa instalado em seus computadores. Pode haver um valor inicial mais alto, além de taxas de manutenção e atualização. O sistema fica preso às máquinas em que foi instalado.

Assinatura na nuvem. A empresa paga uma mensalidade para usar uma plataforma que roda pela internet. Não há instalação, as atualizações ficam por conta do fornecedor e o acesso acontece pelo navegador, de qualquer lugar.

Nos últimos anos, o modelo por assinatura se tornou o mais comum entre pequenas e médias empresas, justamente pela praticidade e pelo custo inicial menor. É o formato adotado pela Digisan, com uma plataforma 100% on-line.

O que observar no modelo de assinatura

Mesmo dentro do modelo por assinatura, as condições podem variar bastante de um fornecedor para outro. Alguns pontos merecem atenção:

Período mínimo de contrato. Verifique se existe fidelidade e por quanto tempo. Contratos longos podem trazer desconto, mas reduzem a liberdade de mudar.

Reajuste. Pergunte como e quando o valor é reajustado.

Mudança de plano. Confirme se é possível subir ou descer de plano conforme o volume de notas muda, e se há custo para isso.

Cancelamento. Entenda o aviso prévio exigido e se existe multa.

Peça que essas condições estejam registradas por escrito antes de assinar.

Seus dados continuam sendo seus

Um ponto pouco lembrado na contratação é o acesso às notas emitidas. A empresa precisa conseguir consultar e baixar seus documentos sempre que precisar, inclusive se um dia decidir trocar de fornecedor.

Pergunte por quanto tempo as notas ficam guardadas na plataforma e como é possível exportá-las. Essa resposta diz muito sobre a transparência do fornecedor.

O que está incluído no valor

A mensalidade pode cobrir muito ou pouco. Para comparar propostas de forma justa, confirme se estão incluídos:

• Quantidade de notas por mês
• Número de usuários
• Integrações com meios de pagamento e lojas virtuais
• Atendimento e acompanhamento na implantação
• Atualizações do sistema

Integrações costumam ser um ponto de diferença. Na Digisan, são mais de 100 conexões disponíveis com plataformas de pagamento e vendas on-line.

Implantação: Quem faz e em quanto tempo

A contratação só traz resultado depois que o sistema está configurado e emitindo. Por isso, entenda como essa etapa vai funcionar antes de assinar.

Pergunte quem será responsável pela configuração, se há cobrança separada para isso e qual o prazo estimado até a primeira nota. Fornecedores que acompanham de perto essa fase reduzem bastante o risco de erros nos primeiros meses.

Quem contrata a Digisan recebe a ajuda de um gerente de contas durante o onboarding, que configura a operação junto com a empresa e acompanha as primeiras emissões.

Contratos para grandes volumes

Empresas que emitem muitas notas, como marketplaces, fintechs e plataformas de software, geralmente precisam de um modelo de contratação diferente. Nesses casos, a integração costuma ser feita por API, conectando o sistema da empresa diretamente ao emissor.

Na Digisan, esse formato é voltado a operações acima de 10 mil notas mensais e inclui suporte técnico especializado. Para esse perfil, vale conversar diretamente com a equipe comercial e montar uma proposta sob medida.

Suporte depois da assinatura

A relação com o fornecedor não termina na implantação. Ao longo dos meses, surgem dúvidas, mudanças de regras e novas necessidades.

Antes de fechar, entenda quais canais de atendimento estarão disponíveis e se o contato será com pessoas ou com respostas automáticas. No caso da Digisan, a equipe de atendimento é formada por especialistas humanos, sem robôs.

Um custo que vai além do software

O certificado eCNPJ A1 também faz parte da preparação para emitir. Algumas plataformas ajudam nessa etapa. Pela Digisan, ele pode ser adquirido de forma remota, sem precisar ir a um posto de atendimento.

Experimente antes de se comprometer

Antes de assinar qualquer contrato, use a plataforma com a rotina real da empresa. Assim, a decisão é tomada com base em uso concreto, e não só em promessas.

Com a Digisan, esse período de teste dura 7 dias e não tem custo, tempo suficiente para avaliar o sistema, o atendimento e o processo de implantação antes da contratação.